Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in im Office-Management/Sekretariat (m/w/d)

Die gemeinnützige INDEPENDENT LIVING Stiftung bündelt eine Vielzahl innovativer, hochwertiger und verlässlicher Bildungs- und Betreuungsangebote für Kinder- und Jugendliche in Berlin, Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In unserer Verwaltung lösen wir Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Sachbearbeitung und Kommunikation für die Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen der Stiftung mit über 1.400 Beschäftigten. Wir sind über 40 Fachkräfte, die nach inhaltlichen Schwerpunkten in Teams mit 3-10 Mitgliedern zusammenarbeiten.

Wir suchen für den Bereich Finanzen und Verwaltung Unterstützung im Bereich Office-Management/Sekretariat. Du arbeitest eng mit der Bereichs- und Teamleitung sowie erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zusammen und profitierst von einer intensiven Einarbeitung und fortlaufendem fachlichen Austausch. Flexible Arbeitszeiten und ein kooperatives Arbeitsumfeld ermöglichen Dir eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Vielseitigkeit ist Dein Programm

Deine Aufgaben:

In Deinem Team „Information und Kommunikation“ (IuK) hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst für Struktur.

Office Management & Empfang

• Du treibst die Digitalisierung voran: Arbeit im Dokumentenmanagementsystems (DMS), Bearbeitung Rechnungseingänge, Verteilung von Dokumenten, Unterstützung bei der Erarbeitung neuer Workflows
• Du unterstützt: bei der Archivierung und Dokumentation
• Du bist die zentrale Anlaufstelle: Empfang von Gästen, Telefonbetreuung und interne Kommunikation
• Du organisierst den Büroalltag: Postbearbeitung (digital/analog), Materialbestellungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Koordination von Handwerkern und Dienstleistern
• Du unterstützt: die Bereichsleitung und Teamleitung

Das bringst Du mit

• Fundament: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement oder Bürokommunikation).
• IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS-Office (z. B. Erstellung von Serienbriefen, Grundkenntnisse in Excel) und Offenheit für neue Softwaretools.
• Persönlichkeit: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und bewahrst auch in turbulenten Momenten die Ruhe und Dein freundliches Auftreten.
• Mobilität: Dein Hauptarbeitsort ist Berlin, gelegentlich besuchst Du unseren Stiftungssitz in Frankfurt (Oder).

Warum wir?

Wir schätzen Deine Arbeit und fördern Deine Work-Life-Balance:

• Flexibilität: Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit und die Möglichkeit zu hybridem Arbeiten (mobiles Arbeiten)
• Gesundheit & Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club Zuzahlung und ein Massagestuhl im Büro in Frankfurt (Oder)
• Extras: Fahrkostenzuschuss, 30 Tage Urlaub, frisches Obst sowie Heiß- und Kaltgetränke, regelmäßige Teamevents, Sommerfest und Weihnachtsfeier
• Für uns selbstverständlich: Eine gründliche Einarbeitung sowie regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sind für uns selbstverständlich, wir stellen die IT-Ausstattung (Laptop, Headset, Maus-Tastatur)
• Perspektive: Deine Weiterentwicklung ist uns wichtig. Wir schauen zusammen nach Stärken und Schwächen und bieten intern die Möglichkeit die richtigen Aufgaben für Dich zu finden.

Bist Du bereit für eine Aufgabe mit Mehrwert?

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Sende uns Deine Unterlagen inklusive Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung bis zum 30.04.2026 zu.